USD 71.13
EURO 80.62
Управление и маркетинг
Управление компанией
14.05.2020
Ольга Язовская




Какие неочевидные проблемы могут возникнуть на удаленке? Режим самоизоляции хоть и снят с 12 мая, но сотрудники многих компаний продолжают работать из дома (коронавирус же еще пока злодействует). Да и сам формат удаленной работы стал новым трендом. Однако, несмотря на многочисленные плюсы, существует ряд сложностей, которые могут возникнуть перед каждым руководителем.

И это не только перебои каналов связи, дополнительные затраты на обеспечение сотрудников необходимым оборудованием, подключение удаленного доступа к хранилищам компании и другие мелкие хлопоты.

Многообразие инструментов

Сейчас для удаленной работы существует огромное количество инструментов. Начиная от мессенджеров — WhatsApp, Telegram, Viber, Slack и даже ICQ (да-да, аськой еще пользуются), заканчивая облачными хранилищами и платформами для видеоконференций. Инструменты на любой вкус и цвет.

В этом-то и проблема, поскольку у ваших сотрудников могут быть разные предпочтения. Сделать организованный выбор в пользу общего инструмента для одного отдела не сложно, а вот в масштабах всей компании это сделать не так-то просто. А стоит ли вообще переводить всех под один инструмент? Однозначно да! В противном случае, команда разобьется на «группы по интересам», и коммуникация, а также обмен файлами, будет делом проблематичным. Кроме того это добавит работы вашей службе безопасности.

Что предпринять в такой ситуации? Сразу сделать выбор общих корпоративных рабочих инструментов, чтобы потом не удивляться утечке какой-то конфиденциальной информации в сеть, и трудностям коммуникации среди сотрудников. Конечно, не всем работникам придется ваш выбор по душе, но это лучше, чем вместо положительных результатов персонал весь рабочий день будет думать, как связаться с другим отделом и отправить документы.

Контроль персонала

Еще одним минусом удаленного формата работы является контроль деятельности персонала. Трудно понять работает сейчас сотрудник или жарит шашлыки на даче, поскольку сидеть онлайн в рабочем чате можно и с телефона.

Некоторые руководители решают эту проблему внезапными проверками – видеозвонками, но такое неожиданное вторжение вызывает у сотрудников только раздражение.

Что предпринять в такой ситуации? Создать общую рабочую доску в трекере, например, в Trello. Облачная программа для управления проектами имеет колонки с разными этапами работы, где можно проследить статус каждой задачи. При выполнении определенного этапа, сотрудник переносит задачу в следующую стадию. Таким образом, вы можете отследить, чем он занимается.

Кроме рабочей доски нужно проводить онлайн-конференции или созвоны со всеми сотрудниками или руководителями отделов каждое утро или вечер, чтобы они рассказывали, чего добились за день, какие планы на следующий день, и какая помощь или ресурсы им требуются. Такая прозрачная система между отделами задаст рабочий ритм.

Конфликтные видеоконференции

Онлайн-созвоны не так идеальны, как могут показаться. В окне чата мы видим только верхнюю часть собеседника, без сопутствующих его высказыванию жестов и поведения. Как следствие, мозгу не хватает информации для общей картины, и он начинает додумывать, что может привести к недопониманию.

Еще одним минусом видеоконференций является отставание связи. Например, кто-то высказался, а связь на несколько секунд замедлилась, и уже не понятно, кто вообще говорил. Либо есть желающие огласить свое мнение, но у него нет возможности сказать из-за активных высказываний других сотрудников. В итоге – недопонимание.

Что предпринять в такой ситуации? Назначьте ведущего для онлайн-собрания. Он возьмет на себя задачу координировать процесс беседы, отслеживать обсуждения и давать возможность всем высказать свое мнение. Таким образом, совещание пройдет в более легком ключе.

Хаотичная дискуссия

Данная проблема пересекается с предыдущей, поскольку источником проблемы здесь также является видеосовещание. В процессе свободной дискуссии могут начать говорить одновременно несколько человек, что приведет к хаосу. За этим должен следить ведущий и не допускать такого.

Что можно предпринять в такой ситуации? Хорошим приемом может стать разделение дискуссии на фазы, каждая из которых отвечает за определенный этап обсуждения.

Фазы дискуссии на онлайн-совещании:

  • Высказывание мнений – здесь участники дискуссии поочередно высказывают свою точку зрения, не оценивания и не анализируя мнения других участников;
  • Анализ – переработка предложений высказавшихся;
  • Интеграция – обсуждение предложенных вариантов;
  • Принятие решения – голосование за варианты предложений/мнений.

Разделение процесса дискуссии на такие фазы способствует вовлеченности всех сотрудников в процесс, а также предотвращению хаотичных высказываний и конфликтных ситуаций.

Документооборот и доклады

На дистанционном формате работы достаточно сложно работать с документами, так как нет возможности передать их лично в руки и обсудить все нюансы. Процесс согласования и обсуждения затягивается из-за помещения документации в хранилище и фиксации изменений или правок.

Что можно предпринять в такой ситуации?  Заранее договориться о месте, где будут храниться все документы, чтобы не искать каждый документ в отдельном хранилище. Также для быстрой работы с документацией необходимо решить, как она будет структурирована. Это облегчит сотрудникам процесс поиска нужного документа.

А вот, например, процесс представления сотрудниками докладов и презентаций можно организовать другим способом – наиболее выгодным для руководителей.

Как это сделать? Перед выступлением докладчика, руководители могут изучить самостоятельно презентуемую информацию и сделать для себя какие-то пометки. Такой способ использует компания «Amazon». Это дает возможность ознакомиться с информацией более качественно, задать интересующие вопросы, без воздействия харизматичного влияния выступающего, который может навязать свое мнение в процессе презентации.

Разновременность общения

На удаленной работе процесс обсуждения происходит с задержкой, какие бы мессенджеры и методы вы не использовали. Вам нужна быстрая реакция на сообщение, а ваш собеседник ответил через час? Нормальная практика, поскольку он может не сразу увидеть ваше послание. Звонки в современном мире вообще стали считаться невежливостью и вторжением в личное пространство.

Что можно предпринять в такой ситуации? Установить правила коммуникации. Нужна быстрая реакция – звони, не знаешь, чем занят коллега – посмотри доску задач в трекере. Также ускорить и облегчить процесс коммуникации помогут регулярные онлайн-встречи, обсуждения выполненных и планирующихся задач и демонстрация результатов отдела/каждого сотрудника.

 

 

 

По материалам Inc.

статьи по теме
Управление и маркетинг
Освободите место

Выход на рынок электронной торговли гигантов, созданных крупнейшими российскими интернет-компаниями и банками, ускорит и без того стремительный рост онлайн-продаж. Уже сегодня около половины взрослого населения Сибири совершает покупки через интернет.

27.11.2018
идеи развития
Как директору проводить собеседования, чтобы набирать в команду правильных людей

О системе управления, команде и корпоративной культуре, навыках управленца. 

16.11.2018
идеи развития
Управление и маркетинг
Рекламный практикум. Коротко о телекоме

20.09.2018

Оставить комментарий

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *