USD 73.04
EURO 86.62
Управление и маркетинг
Управление компанией
17.03.2020
Екатерина Грибанова




Тайм-менеджмент: как работать и не отвлекаться на мелочи На рабочем месте любой сотрудник осознает объем своей работы. Однако каждый раз хочется отвлечься на мессенджер, чай с коллегой или смешной мем в интернете. Как организовать рабочий процесс так, чтобы не потратить пару часов на прокрастинацию? Fast Company предложили решение. Рассказываем о 12 технологиях, которые помогут верно распределить свое время.

Организация дня

  • Избавление от всего лишнего

Для начала следует определить, что именно является лишним. Со­ставь­те спи­сок ве­щей и дей­ствий, отвлекающих от работы. После этого либо минимизируем действие, либо избавьтесь от него.

На­при­мер, если вы не мо­же­те не про­чи­тать со­об­ще­ние, услы­шав зву­ко­вой сиг­нал, просто по­ставь­те те­ле­фон в без­звуч­ный ре­жим и проверяйте смартфон по мере необходимости.

  • Новые задания – не приоритет

Если ориентироваться только на новые запросы, то можно не успеть сделать другие (иногда даже более важные) задачи. Не позволяйте людям распоряжаться вашим временем.

Вме­сто это­го ис­поль­зуй­те при­ло­же­ние для управ­ле­ния за­да­ча­ми. Таким, например, может стать онлайн-доска Trello. На ней пользователь может разбить все задачи по приоритетам и отследить весь поток планов.

  • «Скачки» по задачам

Работник мак­си­маль­но про­дук­тив­ен, ко­гда со­сре­до­то­че­н на од­ной за­да­че. Поэтому если дедлайны горят, по­ста­рай­тесь де­ле­ги­ро­вать часть за­дач. Осталь­ное ре­шай­те в по­ряд­ке оче­ред­но­сти. Не стоит «скакать» от одной задачи к другой. Это может испортить весь проект.

  • Нет мультизадачности

Иногда совмещение может быть полезным, главное, чтобы оно не перешло в мультизадачность.

Выберете два типа активности, которые не похожи друг на друга (это обязательно, иначе ничего не получится) и выполняйте их параллельно.

Например, можно слу­ша­ть подкаст, выполняя какую-то механическую работу, которая не требует умственной активности. Со­че­та­ние фи­зи­че­ской и мыслительной де­я­тель­но­сти поз­во­лит сэко­но­мить вре­мя и мень­ше ску­чать.

  • «Если дело занимает пять минут, сделай сейчас»

Часто хочется отложить мелкие и легкие процессы на следующий день. Однако они все же занимают время. Проще сделать все пока вы сосредоточены на задаче, чем потом вспоминать, про что идет речь.

Работа с почтой

  • Трата времени на поиск нужных писем 

Чтобы долго не искать электронные письма, которые связаны с одним проектом, пе­ре­ме­сти­те все диа­ло­ги, свя­зан­ные с ним, в одно из при­ло­же­ний для де­ло­вой пе­ре­пис­ки:

  1. Asana,
  2. Trello,
  3. Team­workPM,
  4. Wrike.

Подобные сер­ви­сы поз­во­ля­ют сор­ти­ро­вать раз­го­во­ры по те­мам и за­да­чам, а также с по­мо­щью встро­ен­но­го по­ис­ка быстро искать нуж­ную ин­фор­ма­цию.

  • Автоматизация

Он­лайн-ка­лен­да­ри по­мо­гут из­ба­вить­ся от бесконечных попыток со­гла­со­вать удоб­ную дату для встре­чи.

Программы Acu­itySched­ul­ingSched­uleOnce и Cal­endly просты в использовании. Они помогут за­пла­ни­ро­вать день для со­ве­ща­ния, а кол­ле­ги или кли­ен­ты сра­зу по­лу­чат опо­ве­ще­ние.

  • Гай­длай­ны

Отвечать на однотипные вопросы чаще всего надоедает. Поэтому проще создать гайдлайн на сайте (раньше такие разделы называли FAQ), в которых бы имелись ответы на самые распространенные запросы.

Например, если вы владеете онлайн-магазином, а вас спрашивают, как оформить доставку, как рассчитать ее стоимость, почему цена выше, чем у конкурента, то гайдлайн избавит от ненужной переписки.

  • Фид­бек

Он­лайн-фор­мы для ком­мен­та­ри­ев помогут забыть о расспросах о продукте или слу­чай­ны­х ком­мен­та­ри­ях. В то же вре­мя вы смо­же­те быст­ро от­ве­тить на важ­ные во­про­сы или пред­ло­же­ния о со­труд­ни­че­стве.

  • Соцсети

Вроде бы, простая истина, известная каждому. Однако многие забывают про это. Опо­ве­ще­ния со­ци­аль­ных се­тей гро­зят пре­вра­тить по­чту в кол­лек­цию спама, сре­ди ко­то­рого мо­гут за­те­рять­ся де­ло­вые пись­ма. Вы­де­ли­те себе спе­ци­аль­ное вре­мя в гра­фи­ке для про­вер­ки соц­се­тей.

Общие правила

  • Шаблоны

Де­ло­вые пись­ма пишутся по одной схеме. Поэтому проще сделать себе несколько шаблонов и использовать их при необходимости.

Если тратить время на создание шаблонов все же не хочется, то достаточно будет оформить крат­кую ин­фор­ма­цию о ва­шей ком­па­нии и файл с усло­ви­я­ми со­труд­ни­че­ства.

  • Общение с теми, кто помогает строить бизнес

Под­дер­жи­вать от­но­ше­ния с кли­ен­та­ми, парт­не­ра­ми и спон­со­ра­ми – важная часть ведения бизнеса. На­ча­ло и ко­нец пись­ма мо­гут быть на­пи­са­ны по под­го­тов­лен­но­му об­раз­цу, но решение определенных вопросов все же потребует индивидуального подхода.

Стоит за­пла­ни­ро­вать свой от­вет заранее. По­ставь­те на­по­ми­на­ние в ка­лен­да­ре. Не за­бы­вай­те по­здрав­лять важ­ных партнеров с па­мят­ны­ми да­та­ми и обя­за­тель­но от­прав­ляй­те пись­мо с бла­го­дар­но­стью после принятия общего решения. Это поможет вам запомниться.

статьи по теме
Управление и маркетинг
Освободите место

Выход на рынок электронной торговли гигантов, созданных крупнейшими российскими интернет-компаниями и банками, ускорит и без того стремительный рост онлайн-продаж. Уже сегодня около половины взрослого населения Сибири совершает покупки через интернет.

27.11.2018
идеи развития
Как директору проводить собеседования, чтобы набирать в команду правильных людей

О системе управления, команде и корпоративной культуре, навыках управленца. 

16.11.2018
идеи развития
Управление и маркетинг
Рекламный практикум. Коротко о телекоме

20.09.2018

Оставить комментарий

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *